Privacy Policy

Fraeye & Partners vindt jouw privacy belangrijk! Binnen onze organisatie gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom wij deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.

Wie contacteren in geval van vragen?

Fraeye & Partners, Antwerpsesteenweg 587, 9040 Gent, is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Fraeye & Partners verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Europese privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verorderning Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingstreding.

Wat zijn persoonsgegevens?

De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.
Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:
Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van kandidaten, werknemers, onderaannemers, klanten en leveranciers. Niet limitatief betreft het hier naam-, adres- en
woonplaatsgegevens, CV’s, telefoonnummers, bedrijfsgegevens, …
Daarnaast werken wij ook met Google Analytics. We verzamelen gegevens die inzicht geven in het gebruik van de website. We hebben een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google. Er worden geen gegevens met Google gedeeld. Alle gegevens worden anoniem verwerkt. We gebruiken de verzamelde gegevens niet voor advertentiedoeleinden.

Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

Om onze dienstverlening of samenwerking te verbeteren
Om met u te kunnen communiceren
Om sollicitaties te kunnen verwerken, zowel voor onmiddellijke indienstname als voor samenwerking
op een later tijdstip.
Om offertes te kunnen maken en te kunnen factureren
Om eventuele klachten te kunnen afhandelen.
Voor de bovenstaande verwerking baseren wij ons op het uitvoeren van een overeenkomst alsook deels op gerechtvaardigd belang.
Eventuele gedetailleerdere payrollinformatie wordt enkel verzameld met het oog op onze loonsadministratie en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst en/of wettelijke plicht.

Duur van de verwerking

De persoonsgegevens van kandidaten/sollicitanten worden 2 volledige kalenderjaren na het laatste contact door ons bijgehouden. Na het verstrijken van deze termijn van 2 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database
wenst behouden te blijven.
Uw persoonsgegevens zullen in elk geval na een termijn van 5 jaar na uitdiensttreding uit onze systemen worden verwijderd.
Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.

Wat zijn uw rechten?

a) Recht op toegang en inzage

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken.

b) Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.
U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.
U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

c) Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

d) Recht van gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

e) Recht op intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. Dit dient schriftelijke te gebeuren via brief of mail.

f) Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan
geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

g) Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze administratie.

h) Klachten

Indien u na contact met onze Verantwoordelijke Privacy Beleid niet geholpen bent, hebt U het recht een klacht in te dienen bij de toepasselijke Privacycommissie,
Voor België kan dit via https://www.privacycommission.be/nl

Doorgifte aan derden

Fraeye & Partners geeft persoonsgegevens enkel door aan derde partijen indien noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening en de eventuele contractuele band die daarbij ontstaat.
Bovenstaande derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze bovenstaande organisaties verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.
Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter
beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw
voorafgaande toestemming.
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk
bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

Veiligheid en vertrouwelijkheid

1. Technische maatregelen
 Gebruik van virusscans, firewalls,…
 Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
 Beveiligde harde schijven
 Versleutelde e-mails
 Toegangsbeveiliging tot gegevens aan de hand van functieprofiel
 Werken op beveiligde server
2. Organisatorische maatregelen
 Welbepaalde personen hebben toegang
 Procedure voor incidentenbeheer
 Policy naar werknemers & medewerkers
 Infomomenten voor werknemers & medewerkers
 Vertrouwelijkheidsclausules